RPAツールであるWinActorを使用した業務の自動化をご支援した事例をご紹介します。シナリオ作成だけでなく、業務自体のヒアリングを行いどの業務をどの様に自動化するかについて費用対効果を含めたご提案を行いました。

 

クライアント情報

• クライアント：建設業
• エリア：東京
• プロジェクト期間 ：4年間

課題

• 社員の残業時間を削減したい
• 業務の自動化を行いたいが具体的な進め方はこれから

効果

• 自動化する業務を選定する仕組みを構築
• WinActorによる業務の自動化により残業時間を削減
• 新規部署への自動化シナリオ導入説明とRPA勉強会の実施で社員様のスキルアップ

【目次】
1.【背景】残業時間の削減が大命題
2.【導入内容】業務ヒアリングと自動化シナリオの選定・実装
3.【効果】自動化による作業時間削減と自動化範囲の拡大
4.【まとめ】業務の自動化・効率化支援についてもお任せください

【背景】残業時間の削減が大命題

お客様においては、社員の残業時間が増大していることが課題となっていました。そこで社員の「繰り返し作業」の多さを減らすことが残業削減につながるのではないかとの分析が行われたとのことでした。そこからRPAツールであるWinActorを導入し、業務を自動化する計画を立てる中で当社にお声がけいただきました。

【導入内容】業務ヒアリングと自動化シナリオの選定・実装

自動化に向けた業務のヒアリング

お客様にて作成された、大まかな自動化対象のリストはありましたが、実際にシステムとして業務を自動化できるかを確認するために、当社にて改めて幅広く多くの部署の方々にヒアリングを行いました。ヒアリング結果を業務を一覧としてまとめ、以下のような観点で分析を行いました。

上記観点をもとに複数の業務をいくつかにグループ分けし、自動化シナリオ作成の優先度付けを行いました。

シナリオ作成と管理

優先度が高いものからWinActorのシナリオ化を行いました。業務のすべてを自動化するわけではなく、特に汎用的な部分、単純な繰り返しが多い部分を自動化しました。人間が判断したほうがより正確で早い業務はあえて自動化せず、手動の作業を残すようなことも行いました。加えて、ファイル操作や文字列操作等単純だがWinActorが不得意な部分は当社にてVBSによるスクリプトを作成し効率化・安定化を図りました。

 

また作成したシナリオはWinDirectorに登録し、利用者の方が各自リモートデスクトップにてログインしてシナリオを実行する方式を取ることで、実行履歴、変更履歴を自動管理しています。別部署である業務DXチームに全社広報的な部分を担当して頂いており、例えばRPAポータルにシナリオを掲載し社員の方に周知していただいています。

【効果】自動化による作業時間削減と自動化範囲の拡大

各部に自動化スクリプトを導入した後は、数ヶ月経過したところで改めて状況をヒアリングしています。幸いなことに、概ね業務時間が減ったという感想を頂いています。また自動化を始めたところ、他にも自動化したいシナリオが出てきたというご要望もいただけています。

並行して、お客様であたらしいプロジェクトが発足する際にはRPAの説明や導入を行い、RPAの適用範囲を広げる活動を進めています。
今では、全体で250程度のプロジェクトに対し、60超のプロジェクトにて自動化シナリオを導入していただけています。

 

当社ではシナリオの作成だけでなく、社員の皆様にRPAシナリオ作成の教育支援も行っています。以下のような構成で数時間から半日程度の講座を行っています。

 

• 初級：既存シナリオの動かし方
• 中級：シナリオの修正の仕方、テストの仕方
• 上級：一からのシナリオのつくりかた

教育支援を通じて、お客様自身に業務の自動化を深く理解していただき、さらなる改善につながるようサポートしています。

kintoneによるさらなるDX化の支援

お客様からは、当社にWinActorによる自動化作業だけでなく、kintoneによるアプリ作成もご依頼頂いています。

Excelで管理されていた申請書類をkintoneを使用してWEBアプリケーション化しました。これまでExcelブックを各部署で順番に記載していたため時間がかかったり内容に不整合が生じていたりしていた運用がなくなり、kintoneの承認ワークフロー機能により業務が円滑化されました。

 

当社では、こういったご依頼の場合でも既存のExcelを単純にWEB化するわけではなく、実際の業務をヒアリングし、不要になったタスクや無駄な処理を省くことで運用自体を最適化するご提案をしています。これによって業務仕様が明らかになり、属人化を排除し、さらなる業務改善のきっかけにもなります。

【まとめ】業務の自動化・効率化支援についてもお任せください

業務の自動化・効率化は、ツールの選定や使い方の習得だけでは長期的に見てうまく行かない点も多いのが実情です。当社では、自動化や効率化を行う業務の選定から、業務自体の見直し、また電子化したスクリプトのメンテナンスを含めた運用までご支援します。それによってお客様の業務が最適化されコストダウンや働き方改革につながるようにサポートいたします。

 

関連サービス

• DX推進・実践サービス
  • 企画から導入までのトータルサポートでDXプロジェクトを成功に導きます
• kintone導入支援
  • 優れた導入支援によりkintoneの導入効果を最大限に発揮させます